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ふるさと納税管理システム

事務作業を軽減する仕組み



製品の詳細(ふるさと納税管理システムの主な機能)


全体の流れ

ふるさと納税管理システムは、大量データの処理を想定し、処理を作業毎に分割して考えております。
処理分割する事により、単純化されるので、大量データでも誤り起しづらい仕組みとなっております。

また、印刷物は全て Microsoft Word の差し込み印刷機能やエクセルを使用して印刷します。システム組み込み型の帳票では軽微な変更でも時間がかかってしまったり、別途費用がかかってしまったりと融通が利かない所があります。
「Wordであれば、担当が新たに何かを覚えなくても、帳票の文字変更や微調整もできる」というお客様の意見より、「ふるさと納税管理システム」では、Microsoft Wordの差し込み印刷機能を採用した方式を取っています。



申込管理

ふるさとチョイスなどの申込データをシステムに取り込みます。
また、直接申込があったときには直接データの登録を行います。

データの取り込み

ふるさとチョイスなどで出力したデータの取込を行います。ファイルを指定してボタンをクリックするだけで簡単に取込みができます。
取り込み時の重複チェックを行っておりますので、多重の登録も未然に防げます。

直接入力

電話やFAX、メールなどで直接申込があった場合の入力となります。
入力補助機能も充実しており、管理項目が多い手入力を効率的に行える工夫がされています。

データの管理

申込データはデータベースにて管理を行っている為、様々な条件での抽出を行いすばやく表示できます。
電話での問合せ時などは、この機能でデータの確認を行い、寄附者に対してスムーズな情報提供を行う事が可能です


資料送付管理

郵便振替・銀行振込での申込時や資料請求時などの
資料送付状況の管理を行います。

送付データ出力

資料送付対象者を絞り込み出力を行います。出力データを使い差し込み印刷を行います。
初期表示で対象者となる人が表示されるので、そのまま出力ボタンをクリックするだけで、作業が完了します。
出力時点で送付済みとステータス変更するので、誤って複数回出力するという事もなくなります。


入金管理

Yahoo!公金、郵便振替、銀行振込など入金があった時に、入金情報の登録を行います。
郵便振替納付書のバーコード取り込みも可能となっております。

入金確定

個別の入力のほか、Yahoo!公金からの取り込みを行い、入金を確定させます。 バーコード取り込みも標準で対応しており、読み取り機器を用意するだけで、利用する事が可能となっております。


礼状送付管理

寄附者への入金確認時の書類(お礼状、寄附金受領証明書など)の配送管理を行います。
対象者が初期表示に表示されるので、毎日の作業がかんたんに完了できます。

送付データ出力

入金処理を行った人で、未送付の人が自動的に対象者として抽出されてきますので、毎日の処理は出力して印刷を行うだけとなります。


特産品発送管理

謝礼品の発送を管理を行います。各自治体で発送方法、手順、タイミングなど異なることを考慮し、柔軟な条件設定が可能となっております。

配送依頼データ出力

入金処理を行った人で、未配送(未出力)の人が自動的に対象者として抽出されます。謝礼品取扱業者ごとや謝礼品ごとでの絞り込みもできたり、複数のデータを分けて出力するなどもできます。
出力に関しても配送業者側のシステム(クロネコヤマトB2やゆうパックプリントRなど)にあわせた出力も可能となっておりますので、簡単に伝票発行まで行えます。


ワンストップ管理

ワンストップ制度利用者の管理を行います。
申請書は礼状送付時に同時に送付し、返送されてきた申請書を登録します。
こちらを都度登録していく事で、ワンストップ通知書作成時のデータ整理処理が大幅に軽減できます。

申請受付

ワンストップ申請書を受け取りましたら、こちらの機能で受付処理を行います。受付は簡単で、整理番号や名前で候補を抽出し、受領日を設定するだけで完了です。

通知書作成

申請書を受付けた人を対象に、通知書データの作成を行います。
登録されている住所から居住自治体を自動的に検索し、自治体ごとに整列した状態のデータで出力され、仕分け作業が簡単に行えます。


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